Chọn chế độ màu và độ phân giải
Mức scan cao nhất không phải lúc nào cũng tốt nhất. File quá nặng sẽ khó gửi qua Zalo và khó tải lên cổng dịch vụ công, vì vậy bạn nên chọn theo mục đích sử dụng:
- Văn bản chữ đen: scan đen trắng hoặc thang xám ở 200–300 dpi để chữ rõ mà file vẫn nhẹ.
- Giấy tờ có dấu đỏ, chữ ký mực xanh: scan màu để giữ màu dấu và màu mực, nhất là khi nộp hồ sơ cần thể hiện bản gốc.
- Ảnh và bản vẽ chi tiết: scan màu 600 dpi nếu bạn cần phóng to hoặc in lại.
Nên nhận file PDF hay JPG
PDF phù hợp với hồ sơ nhiều trang: cả bộ được gộp thành một file theo đúng thứ tự, người nhận mở bằng điện thoại hay máy tính đều được. JPG hoặc PNG phù hợp khi bạn cần từng trang riêng, ví dụ ảnh giấy tờ để tải lên biểu mẫu chỉ nhận ảnh, hoặc ảnh cũ muốn chỉnh sửa về sau.
Nhiều cổng nộp hồ sơ giới hạn dung lượng của mỗi file. Bạn xem trước giới hạn đó và báo xưởng để xuất file vừa dung lượng, tránh phải scan lại.
Chuẩn bị tài liệu trước khi scan
- Tháo ghim, kẹp và tách các tờ dính nhau để trang không bị lệch hay gấp góc.
- Sắp tài liệu đúng thứ tự bạn muốn có trong file và đánh dấu chỗ cần tách thành file riêng.
- Sổ và luận văn đã đóng quyển vẫn scan được từng trang trên mặt kính, nhưng phần gần gáy có thể hơi tối và cong.
- Giấy tờ bị nhàu nên được vuốt phẳng trước, vì bản scan khó rõ hơn bản gốc.
Khi bạn cần thêm bản giấy chứ không cần file, cách photocopy tài liệu sẽ nhanh gọn hơn. Ngược lại, file scan có thể được dùng để in tài liệu lại nhiều lần mà bạn không phải mang bản gốc theo người.
Đặt tên và sắp xếp file
Khi scan nhiều hồ sơ, cách đặt tên file quyết định sau này bạn có tìm lại được tài liệu hay không. Bạn có thể báo trước quy tắc đặt tên, ví dụ theo mã hồ sơ, tên người hoặc ngày tháng, để xưởng đặt tên và chia thư mục theo quy tắc đó. Bộ file lớn có thể được nén hoặc chia nhỏ để gửi qua Zalo. Sau khi số hoá, sổ kế toán và chứng từ vẫn cần được lưu bản giấy, và xưởng cũng nhận đóng sổ sách để phần bản giấy đó được đóng thành quyển gọn gàng.
Scan tài liệu tại In Nam Khang
Hồ sơ cá nhân, hợp đồng và chứng từ là thông tin riêng của bạn. Bạn có thể ở lại xưởng trong lúc scan để nhận lại bản gốc và kiểm tra file ngay. Sau khi nhận đủ file, bạn có thể đề nghị xưởng xoá bản lưu trên máy.
Với tài liệu nhiều trang, bạn nhắn Zalo 0372 233 696 trước, ghi số trang, khổ giấy, scan màu hay đen trắng và định dạng file cần nhận. Tài liệu ít trang thì bạn mang thẳng đến xưởng ở 140 Lương Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội. Giá và thời gian được báo cụ thể khi chốt số lượng. Bạn cũng có thể gửi số trang qua trang nhận báo giá scan tài liệu.
